Claves para trabajar mejor. La organización de una reunión eficiente
Para garantizar la eficiencia de una reunión se debe atender adecuadamente a:
PLANIFICAR LA REUNIÓN
- Realizar la reunión solamente cuando sea imprescindible
- Marcar los objetivos y los resultados deseados
- Establecer tiempos estimados de dedicación a cada punto
- Definir las personas que deben asistir. No todo el mundo tiene que estar en las reuniones, solo aquellos que puedan solucionar o aportar algo al tema que se trata
- Definir las herramientas y la metodología a utilizar
ORGANIZAR LA REUNIÓN
- Establecer día y hora de la reunión. Según los expertos los días centrales de la semana son los mejores para fijar una reunión. La mejor hora es antes de comer y dentro de la jornada laboral.
- Ubicar la reunión en un lugar cómodo y accesible para la mayoría de los asistentes y que cuente con las comodidades técnicas necesarias
- Enviar invitación incluyendo la información anterior a los participantes y solicitar confirmación asistencia a la reunión
- Indicar el material necesario a aportar por cada participante y el tipo de soporte
DIRIGIR LA REUNIÓN
- Definir al líder antes de cada encuentro. Una persona que se encargue de que todos sean partícipes de la reunión y aporten ideas, un directivo que sepa cuantos puntos se van a tratar y se haga responsable de ir pasando de unos a otros, evitando, a la vez, conversaciones alternativas.
- La puntualidad es un requisito indispensable para garantizar el cumplimiento del itinerario pautado para el desarrollo de la reunión
- Realizar un resumen de cada tema tratado y de las decisiones tomadas
- Nunca terminar una reunión sin realizar un resumen de las decisiones tomadas, estableciendo tiempos y definiendo las personas responsables de realizarlas
- Manejar la reunión de forma positiva fomentando la participación. Estimular un ambiente de confianza y respeto.
- Evitar que se generen bandos entre los asistentes o discursos que parezcan monólogos
SEGUIMIENTO DE LA REUNIÓN
Asegurar que las personas tengan claras sus asignaciones, estableciendo o reafirmando la fecha de la próxima reunión y maximizando oportunidades para que las personas se queden un rato y conversen después de la reunión (lo cual es muy importante)
La planificación adecuada de una reunión, el correcto desarrollo de la misma y el seguimiento son las claves que garantizan su eficiencia.
